Другие вакансии

Team-assistant в инвестиционный фонд (декретная ставка)

Откликнуться
Обязанности:
  1. Ведение документооборота и делопроизводства Общества. Работа в системах 1С Управленческий учет и ЦДФ.
  2. Осуществление приёма, обработки и распределения входящих звонков, электронных сообщений, обращений, поступающих на электронные адреса почтовых ящиков ресепшн, сайта Общества, дополнительных почтовых ящиков по запросам работников Общества. Первичная обработка обращений с целью возможного решения поступившего запроса и дальнейшего адресного его распределения; получать адресованные Обществу почтовые и телеграфные отправления, вести их учет и регистрацию, передавать адресату. Взаимодействие с почтово-курьерскими службами, в т.ч. в части международных отправок.
  3. Обеспечение жизнедеятельности офиса, включая заказ необходимых товаров/услуг для нужд офиса Общества.
  4. Обеспечение деятельности работников Общества в части:
- оформления пропусков (авто, личные), в т.ч. ежемесячное обновление заявок на авто сотрудников;
- проверки орфографии (в презентациях, документах), внесения данных в проекты договоров;
- оказания помощи в заполнении (получении) документов, различных официальных бумаг;
- брошюровки, сшивки договоров, презентаций, иных материалов;
- бронирования переговорных комнат как на территории ИЦ «Сколково», так и за его пределами;
- взаимодействия с принимающей стороной в части оформления пропусков, брони парковок для работников Общества, занимающих руководящие должности, на встречах как на территории ИЦ «Сколково», так и за его пределами;
- оказания административной помощи при проведении заседаний комитетов, комиссий, Совета директоров Общества, иных заседаний коллегиальных органов Общества;
- оказания административной поддержки при организации проведения корпоративных мероприятий, внутренних и внешних деловых встреч, в т.ч. в части участия сотрудников в различных мероприятиях, форумах, выставках;
- перевода документов с/на английский язык как самостоятельно, так и с помощью контрагентов, с которыми Обществом заключены договоры;
- ведения и контроля CRM баз;
- иные запросы, связанные с обеспечением поддержки деятельности работников Общества.
  1. Осуществление сбора материалов и информации по поручению непосредственного руководителя, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и предоставление их непосредственному руководителю.
  2. Оформление командировок работников Общества (бронирование авиа/ж.д. билетов, гостиниц, транспорта, визовая поддержка, отчетность по командировке, взаимодействие с организаторами в случае участия командированного в выставке, форуме и т.п., полный документооборот, в т.ч. в системе 1С: Управленческий учет, и т.п.).
  3. Оформление пропусков для посетителей, оказание помощи в части логистики, организация их встречи и приема.
  4. Осуществление доставки документов по территории ИЦ «Сколково» и за его пределами при возникновении такой необходимости.

Требования:
  1. Высшее образование.
  2. Опыт аналогичной работы не менее 3х лет.
  3. Умение работать с конфиденциальной информацией.
  4. Знание основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные, правил русского языка и грамматики, стандартов делового общения и этикета.
  5. ПК: уверенный пользователь.
  6. Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, доброжелательность, аккуратность, сдержанность, корректность, внимательность, исполнительность, работа в команде, умение выстраивать коммуникации с кросс-функциональными подразделениями, работать качественно, «на результат»
  7. Английский язык Upper-Intermediate и выше.

Резюме направлять на:

cv@protalentlab.com

ta@protalentlab.com